reprezentację przed US/ZUS, szybkie korekty JPK_V7 i porządek w dokumentach, żebyś nie tracił(a) czasu na formalności.
Jakie kontrole możesz spotkać i czym się różnią
- Czynności sprawdzające – weryfikacja formalna (np. JPK, deklaracje). Szybkie terminy; przydaje się nasz porządek w rejestrach VAT/JPK.
- Kontrola podatkowa – analiza dokumentów źródłowych, korespondencja z kontrahentami. Pomaga spójna pełna księgowość lub KPiR.
- Kontrola krzyżowa – urząd pyta dostawców/odbiorców o potwierdzenia transakcji.
- Kontrola ZUS – kadry i płace, zgłoszenia, PPK – zobacz obsługa kadr i płac.
Plan 72-godzinny po otrzymaniu wezwania (timeline)
- Dzień 0 – odbiór pisma: wyślij nam skan/zdjęcie i listę załączników. Uruchamiamy tryb „kontrola”.
- Dzień 1: weryfikujemy zakres, terminy i braki; przygotowujemy pełnomocnictwa i kanał kontaktu z urzędnikiem.
- Dzień 2: komplet dokumentów, porządkowanie rejestrów VAT, weryfikacja JPK – jeśli trzeba, przygotowujemy korektę z uzasadnieniem.
- Dzień 3: wysyłamy wyjaśnienia, potwierdzamy UPO, zakładamy „dziennik kontroli” (statusy i terminy).
Jeśli dopiero zmieniasz dostawcę usług, skorzystaj z procedury zmiany biura – dbamy o ciągłość i protokół przekazania.
Checklista dokumentów do kontroli (print & go)
- VAT/JPK: rejestry sprzedaży i zakupu, JPK_V7 z UPO, korekty i uzasadnienia, biała lista, split payment.
- Księgowość: KPiR lub dzienniki księgowań (pełne księgi), zestawienia obrotów i sald, polityka rachunkowości, plan kont.
- Faktury i umowy: umowy z dostawcami/klientami, zamówienia, potwierdzenia dostawy, płatności bankowe.
- Środki trwałe/Magazyn: ewidencje, OT/LT, RW/PZ/WZ, inwentaryzacje.
- Kadry i płace: listy płac, zgłoszenia i deklaracje ZUS, PPK, e-teczki, ewidencje czasu pracy.
- Kasy/paragony: raporty dobowe/miesięczne, ewidencje korekt, protokoły serwisowe.
Jak pracujemy podczas kontroli – rola biura
- Pełnomocnictwa i reprezentacja – sprawdź zakres w reprezentacja US/ZUS.
- Weryfikacja i rekonsyliacja – mostki między ewidencjami a księgami, spójność z JPK i deklaracjami.
- Wyjaśnienia i oświadczenia – redagujemy odpowiedzi (PL/EN), lista załączników, UPO.
- Korekty „bez paniki” – najpierw audyt, potem decyzja; wdrożenie i monitorowanie efektu.
- „Dziennik kontroli” – harmonogram, odpowiedzialności, terminy w panelu online.
Najczęstsze błędy firm podczas kontroli (i jak ich uniknąć)
- Wysyłanie dokumentów „jak leci” – najpierw opis i numeracja; dopiero potem przekazanie.
- Odpowiedzi bez konsultacji – każda odpowiedź powinna być zgodna z ewidencją.
- Brak pełnomocnictw – wydłuża proces i angażuje właściciela.
- Przeoczone terminy – pracujemy na jasnych SLA, żeby uniknąć odsetek i grzywien.
- Chaos w JPK – brak UPO, nieopisane korekty; rozwiązuje to nasze standardy JPK.
Scenariusze „Bemowo”: niuanse branżowe
- Budowlanka/remonty (Jelonki, Chrzanów): protokoły odbioru, zaliczki, kaucje gwarancyjne, rozliczenia „odwrotne”.
- Transport/logistyka (węzeł S8): paliwo, delegacje, diety, leasingi i środki trwałe, różnice kursowe.
- E-commerce/retail (Fort Bema, Górce): zgodność sprzedaży online z JPK, marketplace’y, magazyn, zwroty.
Pakiety wsparcia przy kontroli (SLA dopasowane do sytuacji)
| Pakiet | Dla kogo | SLA odpowiedzi | Co wyróżnia |
|---|---|---|---|
| Standard | Mikro i małe firmy | do 48 h | komplet dokumentów, redakcja wyjaśnień, UPO |
| Business | Firmy z większym wolumenem | do 24 h | przegląd JPK/ewidencji, reprezentacja, harmonogram w panelu |
| Priority | Pilne wezwania „na dziś” | same-day | ekspresowe korekty, spotkanie z urzędnikiem, pełna koordynacja |
Jeśli równolegle wdrażasz e-fakturowanie, zobacz poradnik KSeF 2026 – lista kontrolna dla małej firmy.
FAQ – wsparcie przy kontroli (Bemowo)
Ile trwa typowa kontrola?
Od kilku dni do kilku tygodni – zależy od zakresu i reakcji. Plan „72 h” pomaga skrócić wymianę pism.
Co jeśli nie zdążę w terminie?
Można wnioskować o wydłużenie terminu – przygotujemy pismo i uzasadnienie.
Czy urzędnik może przyjść do siedziby?
Tak. Możliwe są czynności u Ciebie lub w urzędzie. Możemy uczestniczyć i prowadzić komunikację.
Nie mam kompletu dokumentów – co robić?
Przygotuj listę braków. Duplikaty faktur i potwierdzenia bankowe zwykle odtworzymy; resztę opiszemy w wyjaśnieniu.
Czy korekty pogorszą moją sytuację?
Korekta z rzetelnym uzasadnieniem porządkuje temat. Najpierw audyt, potem decyzja o zakresie korekty.
Jak przygotować zespół?
Wyznacz osobę kontaktową, ustal „co mówimy i komu”, unikaj sprzecznych informacji.
Potrzebujesz wsparcia przy kontroli?
Jeśli szukasz partnera „na już”, który poprowadzi kontrolę od A do Z – biuro podatkowe warszawa bemowo A & P Con jest do dyspozycji. Przydzielimy opiekuna, ustawimy harmonogram, przygotujemy pełnomocnictwa i weźmiemy na siebie korespondencję z urzędem.
Skontaktuj się z nami · tel. 22 620 49 51 · e-mail pk@ap-con.pl
