Obowiązująca Ustawa z 20 Marca 2025 r.: Zatrudnianie Cudzoziemców i Legalizacja Pobytu

Implikacje dla Firm i Rola Biura Rachunkowego Warszawa Wola.

WPROWADZENIE:

Szanowni Przedsiębiorcy, od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje nowa ustawa. Dotyczy ona zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Ta ustawa zmienia wiele rzeczy w zatrudnianiu i wprowadza nowe obowiązki.

Ważne jest, aby zrozumieć i stosować te nowe zasady. To pomoże uniknąć problemów prawnych i finansowych. Nasze biuro rachunkowe Warszawa Wola pomaga zrozumieć te zmiany. Dla firm z Warszawy, szczególnie z Woli, oferujemy specjalistyczne wsparcie.

Fundamentalne Definicje Ustawowe: Podstawa Legalnego Zatrudnienia Cudzoziemców

Nowa ustawa wprowadza ważne pojęcia. Zrozumienie ich jest kluczowe dla każdego pracodawcy. Błędne zrozumienie może mieć poważne konsekwencje.

Nielegalne Powierzenie Pracy Cudzoziemcowi: Zakres Definicji

Art. 2 ust. 1 pkt 1) Ustawy mówi o nielegalnym powierzeniu pracy cudzoziemcowi. To ma miejsce, gdy praca jest dana osobie, która: a) nie ma wymaganej wizy, lub b) nie może pracować zgodnie z jej statusem pobytowym, lub c) nie ma zezwolenia na pracę, lub d) pracuje na innych warunkach niż określono w zezwoleniu, lub e) pracuje na warunkach odmiennych od określonych w zezwoleniu na pobyt czasowy, chyba że zmiana jest dozwolona, lub f) nie ma pisemnej umowy o pracę.

Przed nawiązaniem stosunku pracy z cudzoziemcem trzeba dokładnie sprawdzić wszystko. W Warszawie Wola, nasze biuro księgowe może pomóc w tej sprawie.

Nielegalne Wykonywanie Pracy przez Cudzoziemca: Perspektywa Pracownika

Art. 2 ust. 1 pkt 2) Ustawy mówi o nielegalnym wykonywaniu pracy przez cudzoziemca. To dotyczy sytuacji, gdy cudzoziemiec: a) jest w Polsce nielegalnie, lub b) jego status nie pozwala na pracę, lub c) nie ma wymaganych zezwolenia na pracę.

Dbając o legalny status pracownika, pracodawca chroni swoje interesy.

Procedury Zezwoleń na Pracę: Cyfryzacja i Nowe Zasady Postępowania

Ustawa wprowadza zmiany w ubieganiu się o zezwolenia na pracę. Kładzie nacisk na elektronizację.

Cyfrowy Obieg Dokumentów: Wnioski i Odwołania

Wnioski o zezwolenie na pracę i środki odwoławcze muszą być składane elektronicznie. Jeśli system jest niedostępny, termin na odwołanie biegnie od momentu jego przywrócenia.

Ograniczenia w Przyspieszaniu Postępowań

Nowa ustawa nie pozwala na wniesienie ponaglenia do wyższych organów w sprawie przewlekłości postępowania o zezwolenie na pracę. To kontynuacja dotychczasowej praktyki.

Opłaty i Dokumentacja: Oczekiwanie na Akty Wykonawcze

Minister pracy musi wydać rozporządzenie określające nowe stawki opłat skarbowych. Będzie to dotyczyło różnych typów zezwoleń na pracę. Wszystko to musi być jasno określone w rozporządzeniu.

Przedsiębiorcy powinni śledzić publikacje Dziennika Ustaw. Nasze biuro podatkowe w Warszawie Woli dba o to, aby mieć aktualne informacje dla klientów.

Odmowa Wydania Zezwolenia na Pracę: Katalog Przesłanek Negatywnych

Ustawa szczegółowo wymienia sytuacje, w których organ administracji odmawia wydania zezwolenia na pracę. Dotyczy to zarówno podmiotu zamierzającego powierzyć pracę, jak i cudzoziemca.

Przesłanki Odmowy po Stronie Pracodawcy:

Organ odmówi wydania zezwolenia, jeśli podmiot powierzający pracę m.in.:

• Podaje nieprawdziwe informacje we wniosku lub dołącza sfałszowane dokumenty.
• Był prawomocnie karany za wykroczenia określone w art. 84 ust. 3–5 ustawy (np. wyzyskiwanie cudzoziemca, pobieranie nienależnych opłat za pośrednictwo).
• Ponownie, w ciągu 2 lat, został ukarany za wykroczenie z art. 84 ust. 1 (nielegalne powierzenie pracy).
• Został skazany za przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów czy handel ludźmi.
• Nie wypełnia obowiązków publicznoprawnych (np. nie zgłasza do ubezpieczeń, nie opłaca składek).
• Posiada zaległości podatkowe lub składkowe (chyba że uzyskał stosowne ulgi lub odroczenia).
• Nie dysponuje wystarczającymi środkami finansowymi lub źródłami dochodu na pokrycie kosztów zatrudnienia cudzoziemca.
• Nie prowadzi faktycznej działalności gospodarczej, rolniczej lub statutowej, lub działalność ta jest zawieszona/w likwidacji.
• Jego działania wskazują, że głównym celem jest ułatwianie cudzoziemcom nielegalnego wjazdu do Polski.
• W ciągu ostatnich 24 miesięcy utrudniał lub uniemożliwiał przeprowadzenie kontroli legalności zatrudnienia.

Przesłanki Odmowy Dotyczące Cudzoziemca:

Odmowa nastąpi również, gdy cudzoziemiec m.in.:

• Nie posiada kwalifikacji wymaganych na danym stanowisku, szczególnie w zawodach regulowanych.
• Został prawomocnie skazany za przestępstwa związane z fałszowaniem dokumentów.
• Jego dane figurują w wykazie cudzoziemców, których pobyt w Polsce jest niepożądany.
• Wskazana data rozpoczęcia pracy jest późniejsza niż 12 miesięcy od dnia złożenia wniosku.
• Przekroczono roczny limit wydawanych zezwoleń (jeśli został określony).
• Zatrudnienie go spowodowałoby przekroczenie limitu zatrudnienia cudzoziemców u danego pracodawcy (jeśli został określony).
• Wymagają tego ratyfikowane umowy międzynarodowe.
• Praca miałaby być świadczona na rzecz podmiotu trzeciego przez pracodawcę niebędącego agencją pracy tymczasowej.
• Pracodawca użytkownik (lub podmiot delegujący) nie prowadzi działalności uzasadniającej zatrudnienie.
• Istnieje uzasadnione podejrzenie, że celem wniosku jest pozorne zatrudnienie lub cudzoziemiec nie będzie pracował na warunkach określonych w zezwoleniu.
• W ciągu ostatnich 2 lat, posiadając zezwolenie lub oświadczenie, nie podjął pracy w Polsce bez uzasadnionej przyczyny.

Staranne przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej jest kluczowe dla powodzenia procesu. Kompleksowe usługi księgowe Warszawa Wola mogą obejmować wsparcie w tym zakresie.

Limity Ilościowe dla Zezwoleń na Pracę

Ustawa przyznaje Radzie Ministrów kompetencję do wprowadzania, w drodze rozporządzenia:

1. Maksymalnej rocznej liczby zezwoleń na pracę dla cudzoziemców.
2. Limitów procentowych określających minimalny udział obywateli polskich w stosunku do cudzoziemców zatrudnionych u danego pracodawcy.

Przedsiębiorcy muszą uwzględniać te potencjalne ograniczenia w swoich planach rekrutacyjnych.

Rozszerzone Obowiązki Informacyjne Pracodawców

Nowe przepisy nakładają na podmioty powierzające pracę cudzoziemcom dodatkowe, precyzyjnie określone obowiązki sprawozdawcze.

Notyfikowanie Organu o Istotnych Zdarzeniach w Trakcie Zatrudnienia

Pracodawca jest zobowiązany poinformować organ, który wydał zezwolenie na pracę, o następujących sytuacjach:

• Cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w ciągu 2 miesięcy od daty początkowej ważności zezwolenia.
• Cudzoziemiec zaprzestał wykonywania pracy na okres dłuższy niż 2 miesiące.
• Cudzoziemiec zakończył pracę na ponad 2 miesiące przed upływem terminu ważności zezwolenia.

Przekazywanie Kopii Umowy z Cudzoziemcem – Wyzwania Implementacyjne

Pracodawcy muszą wysłać kopie umów z cudzoziemcami przez internet w ciągu 7 dni. To ma na celu lepszą kontrolę nad ich pracą.

W praktyce jednak, to nie jest tak proste. System teleinformatyczny, który ma to umożliwić, nie działa jeszcze dla wszystkich. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) poinformowało, że:

• Dla zezwoleń na pracę sezonową oraz oświadczeń o powierzeniu pracy, system będzie gotowy od 1 lipca 2025 r.
• Dla zezwoleń wydawanych przez wojewodów, system zaczął działać od 1 sierpnia 2025 r.

Do czasu, gdy system będzie gotowy, pracodawcy powinni śledzić informacje od MRPiPS i urzędów wojewódzkich. Mogą one poinformować o alternatywnych metodach. Wszystko to jest ważne dla legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. W razie wątpliwości, warto zwrócić się o pomoc do specjalistów, na przykład do naszego biura rachunkowego Warszawa Wola.

Obowiązki Notyfikacyjne przy Oświadczeniach o Powierzeniu Pracy

Pracodawcy muszą zgłosić kilka rzeczy przy zatrudnianiu cudzoziemców na podstawie oświadczenia.

• Podjęcie pracy przez cudzoziemca – w ciągu 7 dni od rozpoczęcia.
• Niepodjęcie pracy przez cudzoziemca – w ciągu 14 dni od planowanej daty.

Wypełnienie tych obowiązków jest bardzo ważne. Nasze biuro podatkowe Warszawa Wola może pomóc w tym zakresie.

Uproszczenia w Kontynuacji Zatrudnienia Cudzoziemca

Nowe przepisy ułatwiają pracodawcom, którzy chcą zatrudnić cudzoziemców na dłużej.

• Teraz nie trzeba odrębnie przedłużać zezwolenia na pracę (z wyjątkiem pracy sezonowej). Wystarczy złożyć wniosek o nowe zezwolenie.
• Jeśli wniosek o nowe zezwolenie zostanie złożony przed upływem ważności bieżącego, praca cudzoziemca jest legalna od dnia ważności poprzedniego zezwolenia. Legalność trwa do momentu otrzymania nowej decyzji.

To rozwiązanie zapewnia ciągłość legalnego zatrudnienia. Jest to bardzo ważne dla stabilności kadr. Proces legalizacji pobytu cudzoziemca w Polsce jest kluczowy.

Zaostrzone Sankcje Karne: Tabela Najważniejszych Grzywien

Ustawa z 20 marca 2025 r. wprowadza surowsze kary za naruszenie przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. Oto zestawienie wybranych sankcji (Art. 84 Ustawy):

Lp.	Opis Naruszenia	Wysokość Grzywny (PLN)	Dodatkowe Informacje
1.	Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi (ust. 1)	od 3000 do 50 000	Grzywna nie niższa niż 3000 zł za każdego cudzoziemca.
2.	Nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca (ust. 2)	nie niższa niż 1000
3.	Doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnej pracy przez wprowadzenie w błąd, wyzysk itp. (ust. 3)	od 6000 do 50 000	Grzywna nie niższa niż 6000 zł za każdego cudzoziemca.
4.	Żądanie od cudzoziemca korzyści majątkowej za działania zmierzające do uzyskania zezwolenia na pracę itp. (ust. 4)	od 6000 do 50 000	Grzywna nie niższa niż 6000 zł za każdego cudzoziemca.
5.	Doprowadzenie innej osoby do nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca przez wprowadzenie w błąd, wyzysk itp. (ust. 5)	od 6000 do 50 000	Grzywna nie niższa niż 6000 zł za każdego cudzoziemca.
6.	Niedopełnienie obowiązku zapewnienia prawidłowej umowy i warunków zatrudnienia (art. 5 ust. 2, art. 17 ust. 1 pkt 2, art. 68 ust. 1 pkt 2) (ust. 6)	od 1000 do 3000
7.	Niedopełnienie obowiązków notyfikacyjnych (art. 18 ust. 2, art. 19) (ust. 7)	nie niższa niż 500
8.	Brak pisemnej umowy najmu/dzierżawy przy pracy sezonowej (art. 59 ust. 1) (ust. 8)	od 500 do 2000
9.	Ustalenie czynszu z naruszeniem warunków przy pracy sezonowej (art. 59 ust. 3) (ust. 9)	od 200 do 2000

10.	Niedopełnienie obowiązku informacji o podjęciu/niepodjęciu/zakończeniu pracy na oświadczeniu lub podanie fałszywych danych (art. 70 ust. 1 pkt 1 lub 2) (ust. 10)	od 500 do 5000
11.	Powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia (ust. 11)	nie niższa niż 6000	Grzywna nie niższa niż 6000 zł za każdego cudzoziemca.
12.	Powierzenie pracy cudzoziemcowi i skierowanie go do pracy u innego podmiotu niezgodnie z zasadami pracy tymczasowej (ust. 12)	nie niższa niż 3000

Wysokość kar podkreśla, jak ważne jest przestrzeganie przepisów. Nasze usługi księgowe w Warszawie Wola pomogą uniknąć kosztownych błędów.

Adaptacja Firmy do Nowych Regulacji: Wsparcie Biura Rachunkowego Warszawa Wola

Ustawa z 20 marca 2025 r. wprowadza duże zmiany. Przedsiębiorcy muszą dokładnie przeanalizować nowe przepisy i zmienić procedury wewnętrzne. Nasze biuro rachunkowe Warszawa Wola oferuje wsparcie w tym procesie:

• Przegląd zgodności (audyt): Ocena dotychczasowych praktyk zatrudniania cudzoziemców pod kątem nowych przepisów.
• Konsultacje prawne: Wyjaśnienie implikacji nowej ustawy dla specyfiki działalności Państwa firmy.
• Asysta proceduralna: Pomoc w przygotowywaniu wniosków o zezwolenia, oświadczeń oraz w realizacji obowiązków informacyjnych.
• Pełna obsługa kadrowo-płacowa: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej cudzoziemców zgodnie z obowiązującymi standardami. Sprawdź naszą ofertę kompleksowych usług księgowych Warszawa Wola.
• Wsparcie w procesie legalizacji pobytu cudzoziemca w Polsce: Nasze biuro podatkowe Warszawa Wola współpracuje z ekspertami w dziedzinie prawa migracyjnego, aby zapewnić Państwu kompleksową obsługę.

FAQ: Odpowiedzi na Najczęstsze Pytania Dotyczące Nowej Ustawy

Pytanie 1: Od kiedy dokładnie obowiązuje Ustawa z 20 marca 2025 r.? Odpowiedź: Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621) weszła w życie i obowiązuje od 1 czerwca 2025 roku.

Pytanie 2: Jak rozpatrywane są wnioski o zezwolenie na pracę złożone przed 1 czerwca 2025 r.? Odpowiedź: Nowa ustawa zawiera przepisy przejściowe. Przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, postępowania prowadzone są według starych zasad. Szczegóły znajdziesz w ustawie.

Pytanie 3: Jakie są kluczowe zagrożenia dla pracodawcy wynikające z nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi według nowych zasad? Odpowiedź: Największe zagrożenie to wysokie grzywny. Mogą wynosić od 3000 zł do 50 000 zł za każdego cudzoziemca. Może to również wpłynąć na wizerunek firmy.

Pytanie 4: Czy każda, nawet krótka, przerwa w pracy cudzoziemca wymaga zgłoszenia do urzędu? Odpowiedź: Tak, jeśli przerwa trwa ponad 2 miesiące. Krótsze przerwy nie wymagają zgłoszenia, ale zatrudnienie musi być zgodne z zezwoleniem.

Pytanie 5: Gdzie można uzyskać aktualne wzory dokumentów oraz informacje o wysokości opłat wymaganych przez nową ustawę? Odpowiedź: Ministerstwo pracy wydaje rozporządzenia z tymi informacjami. Szczegóły znajdziesz w Dzienniku Ustaw i na stronach Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz urzędów wojewódzkich. Nasze biuro rachunkowe Warszawa Wola na bieżąco śledzi te publikacje.

Konkluzje i Zalecenia

Ustawa z 20 marca 2025 r. zmienia zatrudnianie cudzoziemców w Polsce. Pracodawcy muszą dostosować swoje działania do nowych wymogów. Ważne jest, aby wszystko było zgodne z prawem.

Nowe regulacje są skomplikowane i surowe. Zalecamy skorzystanie z profesjonalnego wsparcia. Nasze biuro rachunkowe Warszawa Wola, oferujące usługi księgowe i doradztwo podatkowe, pomoże w przystosowaniu do zmian.

Zachęcamy do kontaktu, by omówić, jak wspieramy Państwa firmę w nowych wymogach. Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym Warszawa Wola po indywidualną konsultację.